Een goede offerte

Voorbereiding

Voordat u een offerte gaat schrijven, zult u eerst goed op de hoogte moeten zijn van wat u gaat aanbieden. Hiervoor is het belangrijk dat u weet wat de klant wil. Want u wil tenslotte iets aanbieden wat aansluit bij de wensen van de opdrachtgever. Vraag daarom goed door als u bij een klant zit. Probeer zo helder mogelijk te krijgen wat de klant wil. Vragen die beginnen met ‘wat, waar, waarom, wanneer, hoe’ kunnen u hierbij helpen. Maak duidelijke aantekeningen voor uzelf zodat u deze straks bij de offerte kan gebruiken.

Onderdelen van een offerte

Hieronder staan de verschillende onderdelen van een offerte verder uitgewerkt. Natuurlijk kunt u hier van afwijken of zaken toevoegen, zoals een titelblad en een inhoudsopgave.

Inleiding
Hiermee wekt u de interesse van de klant. Beschrijf hierin de aanleiding van de offerte en het contact wat u heeft gehad, of dat nu telefonisch, per e-mail of persoonlijk is geweest. In de inleiding kunt u ook kort de opbouw van de offerte beschrijven. Zorg ervoor dat de inleiding niet langer is dan een kwart of halve pagina.

Vraag van de klant
In dit onderdeel beschrijft u wat de klant wil. Gebruik zoveel mogelijk bewoordingen die uw klant heeft gebruikt. Dit verhoogt de herkenbaarheid en het laat zien dat u goed naar de klant heeft geluisterd.

Aanbod inclusief tijdsplanning
Dit is de kern van de offerte. Hier beschrijft u wat u gaat doen of leveren. Maak een overzichtelijk stappenplan met een tijdsplanning. Probeer vaktaal te vermijden en maak duidelijk waarom nu ú de juiste partij bent om mee in zee te gaan. Dit kan onder andere door de service en garantie te benadrukken.

Prijs
Natuurlijk vermeldt u de prijs (exclusief en inclusief btw) in de offerte. Besef dat dit een beginpunt is in de onderhandeling dus bouw een zekere marge in. Wees concreet over meer- of minderwerk en bijkomende kosten zoals vervoer- of administratiekosten.

Informatie over het bedrijf
De klant moet u (leren) kennen, dus beschrijf hier het bedrijf, de geschiedenis van het bedrijf en geef informatie over de werknemers die de opdracht gaan uitvoeren (indien mogelijk). Vermijd al te veel reclametaal, maar wees ook niet te bescheiden. De klant moet een goed gevoel bij uw bedrijf krijgen. Noem ook eerdere vergelijkbare projecten die u heeft uitgevoerd.

Afsluiting
Zorg voor een positieve afsluiting waarin een concrete vervolgactie staat genoemd. Dus niet “in afwachting op uw reactie …” maar “wij zullen binnen twee weken contact opnemen (…) heeft u vragen, neem dan gerust contact op met….” Zorg ervoor dat de offerte is ondertekend door de persoon die contact heeft gehad met de klant, dus niet door de onbekende manager of directeur.

Veelgemaakte fouten

• Te formeel en technisch taalgebruik: hoewel het een officieel document is, hoeft u nog geen ouderwetse taal te gebruiken. Dus gewoon ‘maar’ in plaats van ‘doch’, of ‘en’ in plaats van ‘alsmede’.
• Te veel op bijzaken gericht: in een eventuele bijlage kunt u de technische details kwijt, in de offerte zelf raakt u de lezer kwijt.
• Slechte lay-out: zorg voor een overzichtelijke lay-out met een herkenbare huisstijl. Bij lange stukken tekst zal de lezer snel doorbladeren naar de prijs, terwijl dit slechts een onderdeel is van een offerte.
• Taalfouten: een tik- of spellingsfout is erg storend. Als u geen ster in Nederlands bent: laat de offerte dan door iemand lezen die dat wel is. Het is sowieso verstandig om de inhoud van de offerte vóór verzending te laten controleren door een collega of werknemer.

Algemene tips

• Zorg voor een concrete vervolgactie. Wacht niet af maar benader de klant actief. Pas er wel voor op om niet te opdringerig te zijn.
• Het is bij de verschillende onderdelen hierboven al een paar keer genoemd: gebruik de taal van de klant. Die voelt zich serieus genomen en herkent zichzelf in de offerte.
• Vergeet niet de algemene voorwaarden mee te sturen. Verwijs hier in uw offerte ook naar. Bij een offerte voor een zakelijke opdrachtgever verwijst u naar de Algemene Leveringsvoorwaarden Installerende Bedrijven 2007 (ALIB 2007). Bij een consument als opdrachtgever verwijst u naar de Algemene Voorwaarden voor Installatiewerk voor Consumenten (AVIC). Lees meer informatie over het gebruik van de Algemene Voorwaarden.

Meer informatie

Heeft u vragen over dit ondewerp, neem dan ontact op met Techniek Nederland Advies T 088 5432 777 of E advies@technieknederland.nl