Routekaart thuiswerkbeleid

In de wet is het begrip thuiswerkovereenkomst niet nader uitgewerkt en valt derhalve onder de wettelijke verplichtingen van het arbeidsovereenkomstenrecht.

Een thuiswerkovereenkomst is vooral zinvol wanneer het gaat om structureel thuiswerk. Vaak staan in dergelijke overeenkomsten afspraken over het aantal te werken thuisdagen, vergoedingen en rechten en verplichtingen.

Download model thuiswerkovereenkomst.

Burgerlijk Wetboek

In het geval van thuiswerken blijven afspraken met de werkgever nodig over waar en wanneer het werk wordt gedaan. Dat is geregeld in artikel 7:655 van het Burgerlijk Wetboek. De werkgever moet kunnen aangeven welke werkzaamheden thuiswerkers verrichten en welke hulpmiddelen en gereedschap zij daarbij gebruiken.

Daarbij moet de werkgever erop toezien dat een werknemer zich niet in een onveilige situatie begeeft bij thuiswerken. Daarbij speelt ook de aansprakelijkheid van de werkgever een belangrijke rol. Deze zorgplicht staat in artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboek. Van belang is om hierover goede afspraken te maken. Een goede analyse is belangrijk, omdat werk- en privé deels elkaar overlappen en het is lastig aan te geven welke situaties zijn toe te rekenen aan de werkgever.

Arbeidsomstandighedenbesluit

In het Arbeidsomstandighedenbesluit staat dat de werkplek in de eigen woning moet worden ingericht volgens ergonomische beginselen. Maar wat die beginselen zijn, wordt niet nader uitgewerkt.

Arbeidstijdenwet

Besteed expliciet aandacht aan de arbeids- en rusttijden van de Arbeidstijdenwet. Maak afspraken over het nemen van pauze’s en begin- en stopzetting van de werkzaamheden. Houdt daarbij ook rekening met afspraken over de werktijden zoals die in de CAO voor het Technisch Installatiebedrijf zijn opgenomen. Hoe wordt bijvoorbeeld omgegaan met het al/dan niet verrichten van overwerk of het werken met verschoven diensten.

Arbowet

Artikel 3 van de Arbowet ten slotte, stelt dat de werkgever beleid moet voeren dat is gericht op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden. De inrichting van de arbeidsplaatsen, de werkmethoden en de gebruikte arbeidsmiddelen moeten zo veel mogelijk worden geoptimaliseerd voor de werknemers.

Verder is relevant dat er ook aandacht wordt besteed aan de work-life balance om psychosociale belasting en verzuim te voorkomen.

Wet flexibel werken

Artikel 2 van de Wet flexibel werken bepaalt dat een werknemer kan vragen om aanpassing van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd. Dit verzoek moet ten minste twee maanden voor ingang van de wijziging schriftelijk worden ingediend.

De werkgever moet met de werknemer overleggen over een verzoek en mag dit alleen naast zich neerleggen wanneer daarvoor een zwaarwegend bedrijfsbelang is.

Wanneer de werkgever het verzoek om wijziging van arbeidsplaats, arbeidsduur of werktijd afwijst, mag de werknemer na twaalf maanden opnieuw een verzoek in dienen.

• Moeten werknemers op vaste tijden bereikbaar zijn?
• Verwacht je dat werknemers hun telefoon doorschakelen?
• Is het nodig om werknemers een telefoon van de zaak te geven?
• Is er een vast contactmoment voor het team voor vergaderingen?
• Heeft iedereen toegang tot het bedrijfsnetwerk?

Denk bijvoorbeeld aan:

• het beveiligen van routers en modems
• het veilig versturen/uitwisselen van bestanden
• het gebruik maken van websites en/of e-mail
• alleen systeembeheerders software laten installeren
• let op het versturen/uitwisselen van persoonsgegevens
• wees voorzichtig met het gebruik van apps voor videobellen

Maak bij voorkeur gebruik van beveiligde opties!

Wie werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding wil geven, is in de meeste gevallen aangewezen op de vrije ruimte van de Werkkostenregeling. Jaarlijks mag je 1,7 procent van de van de totale fiscale loonsom (tot 400.000 euro) gebruiken voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen.

Komt de fiscale loonsom boven die vier ton uit, dan is de vrije ruimte voor het meerdere in 2021 1,18 procent. Vanwege de coronacrisis heeft de wetgever in 2020 en 2021 de vrije ruimte voor de eerste 400.000 euro eenmalig verhoogd naar 3 procent.

Je kan een thuiswerkvergoeding dus alleen onbelast verstrekken als je nog vrije ruimte over hebt. Zit je al aan het maximum van 3 procent (normaal gesproken 1,7 procent) dan moet je 80 procent belasting betalen over al het andere dat je aan de werknemer verstrekt en waarvoor geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt.

Lees op de site van het NIBUD wat thuiswerken kost

Werkgever en werknemer hebben hierbij een gedeelde verantwoordelijkheid. Werknemers moeten gevaren voor hun veiligheid of gezondheid direct aan hun werkgever meedelen. Werkgever en werknemer moeten samen overleggen over een gezonde en veilige inrichting van de werkplek.

Als werkgever ben je verplicht je werknemers actief te instrueren. Hoe een werknemer veilig en gezond zijn werk kan doen, moet een terugkerend onderwerp van gesprek zijn tussen werkgever en werknemer.

Bij constatering van klachten (aan bijvoorbeeld het bewegingsapparaat) die veroorzaakt worden door een onjuiste werkplek kan de werkgever daarvoor aansprakelijk gesteld worden volgens art. 658 BW. Zorg daarom voor werkplekcontrole en installatie van de werkplek en geef instructies.

Belangrijke aandachtspunten zijn:

• Online communicatie – Heeft de leidinggevende zelf voldoende vaardigheden en middelen tot zijn beschikking om regelmatig te communiceren met de thuiswerkers?
• Uit onderzoek blijkt dat thuiswerken psychisch belastend is. Zorg dat leidinggevenden weten waar ze op moeten letten en dat ze de kennis en middelen hebben om medewerkers indien nodig te ondersteunen.
• Zijn er medewerkers die extra begeleiding nodig hebben om hun taken als thuiswerker op te pakken? Stel hiervoor middelen beschikbaar.
• Zorg ervoor dat leidinggevenden over alle relevante informatie beschikken, zodat ze vragen van medewerkers kunnen beantwoorden. Onzekerheid over het werk of de organisatie leidt tot extra stress.
• Kiest het bedrijf voor een personeelscontrolesysteem? Zorg dat de leidinggevende weet hoe je daar op een verantwoordelijke manier mee omgaat.

De nieuwe werkwijze kan gevolgen hebben voor de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Artikel 27 van de WOR geeft de ondernemingsraad instemmingsrecht op de RI&E. Ook kan een ingrijpende thuiswerkregeling gevolgen hebben voor de arbeidstijden of een nieuwe arbeidsomstandighedenregeling vergen. Dit is eveneens instemmingsplichtig.

Kiest de organisatie voor een personeelscontrolesysteem voor thuiswerkers? Dat kan niet zonder instemming van de OR.

Zijn er zo veel thuiswerkers dat verhuizing naar een ander kantoor aan de orde komt? Dan heeft de OR volgens artikel 25 WOR adviesrecht. Ook inkrimping, uitbreiding of andere wijzigingen van de onderneming zijn volgens dit artikel adviesplichtig.