Als uw werknemer veel ritten op een dag heeft, kan het bijhouden van een rittenregistratie een grote (administratieve en financiële) last zijn voor u en uw werknemer, omdat de zakelijke ritten tijdens werktijd worden bijgehouden.
In dit geval kan om praktische redenen het bewijs met een vereenvoudigde rittenregistratie geleverd worden. Hierbij geldt de voorwaarde dat u met uw werknemer schriftelijk hebt afgesproken dat:
- de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie heeft
- privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan
- u in uw administratie informatie hebt over zakelijke bestemmingen
Samen met de Belastingdienst heeft Techniek Nederland een voorbeeldovereenkomst tussen u en uw werknemer gemaakt, zodat u een beeld krijgt van de opbouw van het document.
Voorwaarden rittenregistratie
Met een rittenregistratie toont u aan dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden. Onderstaande punten moeten in de registratie staan.
In de rittenregistratie moet u het volgende vermelden:
- Het merk van de auto
- Het type auto
- Het kenteken van de auto
- De periode waarin u de auto hebt gebruikt
- De ritgegevens
U vermeldt per rit:
- De datum
- De begin- en eindstand van de kilometerteller
- Het vertrek- en aankomstadres. Had u een afspraak en reed u daar vanaf uw werkadres heen en daarna weer terug, dan hebt u 2 ritten gemaakt.
- De route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
- Of het een privérit is of een zakelijke rit
- De privé-omrij-kilometers als tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden
Als uw rittenregistratie niet voldoet aan deze eisen of als u geen rittenregistratie hebt bijgehouden, dan moet u de bijtelling privégebruik auto verrekenen met de autokosten van uw onderneming. Kunt u echter op een andere manier aantonen dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden, dan hoeft u niets te verrekenen.