Inhuren Personeel
Home Bewaartermijnen persoons- en personeelsgegevens

Onder de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) gelden dezelfde regels voor het bewaren van persoonsgegevens als onder de voormalige Wbp. Het uitgangspunt blijft dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Mogelijke doelen kunnen zijn: personeelsregistratie, personeelsbeoordeling, training en opleiding, management development, management/leidinggeven, interne controle en, bedrijfsbeveiliging.

Je moet de bewaartermijnen van tevoren bepalen en deze vastleggen in een bewaarbeleid en het register van verwerkingen. Ook moeten betrokkenen (de mensen van wie je gegevens verwerkt) worden geïnformeerd over de bewaartermijnen.

In bepaalde gevallen kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard, mits maatregelen worden genomen om de privacy te beschermen. Er zijn geen specifieke bewaartermijnen in de AVG opgenomen, maar eerdere termijnen uit de Wet bescherming Persoonsgegevens (Wbp) kunnen als referentiekader dienen.Deze en een aantal specifieke bewaartermijnen vind je zoveel mogelijk terug in onderstaande overzichten.

Personeelsgegevens en salarisregistratie

De bewaartermijnen gelden zowel voor gegevens in een digitaal als in een fysiek personeelsdossier.

Gegevens Bewaartermijn
Gegevens van sollicitanten, sollicitatiebrieven, correspondentie Maximaal 4 weken na beëindiging van de
sollicitatieprocedure. Wanneer de sollicitant
toestemming heeft gegeven om de gegevens langer te bewaren, is de termijn maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.
Arbeidsovereenkomst en wijzigingen Maximaal 2 jaar na einde dienstverband
Verslaglegging in het kader van de Wet
Verbetering Poortwachter
Maximaal 2 jaar na einde dienstverband
Afspraken over werk voor OR Maximaal 2 jaar na einde lidmaatschap OR
Verslagen van functioneringsgesprekken Maximaal 2 jaar na einde dienstverband
Correspondentie over benoemingen,
promotie, demotie en ontslag
Maximaal 2 jaar na einde dienstverband
Loonbelastingverklaringen en kopie
identiteitsbewijs
Minimaal 5 jaar na einde dienstverband
(Uitvoeringsregeling LB)
Gegevens over etniciteit en herkomst Minimaal 5 jaar na einde dienstverband
(Wet Stimulering Arbeidsdeelname door
Minderheden, Wet SAMEN)
Identiteitspapieren van derden ingeleende
vreemdelingen waarvoor een
tewerkstellingsvergunning is verleend
Minimaal 5 jaar na afloop kalenderjaar waarin de arbeid door de ingeleende vreemdeling is beëindigd (Wet Arbeid Vreemdelingen)
Gegevens die fiscaal relevant zijn, zoals
gegevens over het salaris, arbeidsvoorwaarden en de burgerlijke staat van de werknemer
Minimaal 7 jaar na einde dienstverband
Loonbeslagen Tot opheffing

Medische gegevens / Arbogegevens

Medische gegevens dienen onder beheer te zijn van de Arbodienst. De genoemde bewaartermijnen
gelden dan ook alleen als de gegevens ook daadwerkelijk door de Arbodienst worden bewaard. Medische gegevens die (met uitdrukkelijke toestemming van de werknemer) in het personeelsdossier zijn opgenomen, vallen onder de bewaartermijnen van personeelsgegevens.

Gegevens Bewaartermijn
Kankerverwekkende stoffen en processen, incl. gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek en lijst van werknemers Minimaal 40 jaar na blootstelling
(Arbeidsomstandighedenbesluit)
Asbest, register van blootstelling Minimaal 40 jaar na blootstelling
(Arbeidsomstandighedenbesluit)

Videobeelden van personeel

Personeel kan gefilmd worden door beveiligingscamera’s, maar ook door camera’s met het oog op de opsporing van fraude, diefstal of andersoortige onrechtmatig gedrag. Let op: cameratoezicht is slechts toegestaan als aan een aantal voorwaarden is voldaan. Deze voorwaarden kun je vinden op onze website in het overzicht met veel gestelde vragen over de AVG.

Gegevens Bewaartermijn
Beveiligingscamera's Maximaal 4 weken vanaf start opname
Opsporingscamera’s ten behoeve van fraude, diefstal, e.d. Zo lang als nodig is voor het doel (om het onderzoek en eventuele vervolging of het nemen van sancties af te ronden)

Logfiles computersystemen / e-mail en internetmonitoring

Gegevens betreffende de handelingen van werknemers op computers, computernetwerken en het
gebruik van computerdiensten (e-mail / internet) zijn ook aan een maximale bewaartermijn gebonden.

Gegevens Bewaartermijn
Computersystemen Maximaal 6 maanden
E-mail / internetmonitoring Maximaal 6 maanden

Klantcontactmanagement

Voor gegevens uit een klantcontactmanagementsysteem gelden geen specifieke minimale of maximale bewaartermijnen. Hiervoor moet u zelf – beargumenteert – een bewaartermijn bepalen, afhankelijk van het doel waarvoor u deze gegevens bewaart.

Gegevens Bewaartermijn
Klantcontactmanagementsysteem Nader te bepalen, zolang nodig is voor het doel

Toegangscontrolesystemen / tijdregistratiesystemen

Gegevens Bewaartermijn
Gegevens van tijdsregistratie Minimaal 52 weken vanaf de dag van registratie (Arbeidstijdenbesluit)
Gegevens van toegangscontrole Maximaal 6 maanden nadat het recht op toegang is vervallen

Algemene bedrijfsmatige documenten

Gegevens Bewaartermijn
Jaarrekening, accountsverklaring e.d. Minimaal 7 jaar vanaf datum opstellen
(Artikel 2:394 Burgerlijk Wetboek)
Winst- en verliesrekening Minimaal 7 jaar vanaf datum opstellen
(Artikel 2:10 en 3:15a Burgerlijk Wetboek)
Administratie na ontbinding rechtspersoon Minimaal 7 jaar na ontbinding
(Artikel 2:24 Burgerlijk Wetboek)
Dividendnota's Minimaal 5 jaar na opstellen
(Artikel 3 uitvoeringsbeschikking dividendbelasting)
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed Minimaal 10 jaar volgend op het jaar waarin men het goed is gaan bezigen (Artikel 34a Wet op de omzetbelasting)
Subsidie administratie Minimaal 10 jaar vanaf datum administreren
(Artikel 4:69 Algemene wet bestuursrecht)

Fiscale documenten

Gegevens Bewaartermijn
Grootboek, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en loonadministratie Minimaal 7 jaar vanaf 1 januari na het opstellen
(Wet Rijksbelastingen)
Facturen in verband met de omzetbelasting Minimaal 7 jaar na opstellen of ontvangst
(Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting)
Neem contact op