Fouten maken we allemaal. Maar waar een slordigheidje voor de één direct grote gevolgen heeft, komt de ander er makkelijk mee weg. Integer, professioneel opdrachtgeverschap kan oneerlijke situaties voorkomen.
Ik sprak onlangs een ondernemer (lid van Techniek Nederland) die me vertelde over een fout die hij maakte bij een aanbesteding. Door een combinatie van drukte en een moment van onoplettendheid diende hij zijn inschrijving niet op tijd in. Slechts een paar uur te laat, maar de aanbesteder was onverbiddelijk. Om willekeur te voorkomen kon hij niet anders dan de laatkomer uitsluiten. Eigen schuld, dikke bult. Het hele bedrijf had veel tijd en moeite gestoken in een offerte waar niemand meer naar zou kijken. De ondernemer was realistisch genoeg om toe te geven dat de aanbesteder in zijn recht stond. Tóch zat het hem niet lekker. Maar waarom niet?
Dezelfde ondernemer kreeg op dezelfde dag waarop hij zijn inschrijving te laat indiende een mail over een andere aanbesteding, waarop hij een paar weken eerder had ingeschreven. De aanbesteder liet weten dat het niet was gelukt om de selectiebeslissing volgens planning te publiceren. Naar verwachting zouden de inschrijvers nog minstens een week moeten wachten. Een selectieprocedure die vertraging oploopt, is helaas geen uitzondering. En dan was dit nog een aanbestedende dienst die het fatsoen had de inschrijvers op de hoogte te stellen. Veel vaker laat de opdrachtgever de geplande selectiedatum voorbijgaan zonder ook maar iets van zich te laten horen. Heeft zo’n 'slordigheidje' óók ernstige consequenties, in dit geval voor de aanbestedende dienst? Nee.
Een inschrijver die zijn offerte drie uur te laat indient wordt direct gediskwalificeerd. Maar een aanbesteder kan ongestraft de termijn van de selectieprocedure laten verstrijken, zelfs als hij niet eens de moeite neemt om de inschrijvers even een mail te sturen. Ik vind dit onterecht.
Lossen we dit probleem op met meer regels? Met het instellen van sancties voor aanbesteders die de selectietermijn overschrijden? Waarschijnlijk niet. Wat we wél kunnen (en moeten!) doen is écht werk maken van professioneel opdrachtgeverschap. Laten we afspreken dat aanbestedende diensten hun inschrijvers serieus gaan nemen en zich strikt gaan houden aan álle termijnen die ze in hun aanbesteding opnemen. Dan zullen aanbesteders ook begrijpen dat zij, in de sporadische gevallen waarin ze hun termijn toch nog overschrijden, de inschrijvers onmiddellijk en eerlijk moeten informeren. Zo brengen we een simpele standaardprocedure tot stand, die bijdraagt aan een transparant aanbestedingsproces.
Kleine moeite. Grote winst.
Mr. Marissa Willemse
Stichting Marktwerking Installatietechniek (SMI), onderdeel van Techniek Nederland